KPI Nedir ve Neden Önemlidir?

Performans Yönetimi / 24 Aralık 2020

(Time Read | 3 min)

Her firmanın başarıya ulaşmak için bireysel ve takım olarak hedef belirlemiş olması ve bu hedeflere ulaşmak için ise çeşitli hesaplamalar yapması gerektiği artık genel kabul görmektedir. KPI, firmaların belirlemiş oldukları sistematik hedeflere göre ortaya koydukları ölçülebilir performansın göstergesidir.

KPI Nedir?

KPI, Key Performance Indicator (Anahtar Performans Göstergesi) sözcüklerinin baş harflerinden oluşmuş bir kısaltmadır. Doğru performans göstergelerinin ölçümü, şirketlerin başarısı ve sürdürülebilirliği için hayati öneme sahiptir. Fakat ülkemizde halen birçok şirket yönetiminin, neyi ölçeceği veya ölçtüğü göstergeleri nasıl kullanacağı hakkında pek de emin olamadığını görüyoruz. Bunları genelde “KPI’ye neden ihtiyacımız var?”,” KPI neden kullanıyoruz?” veya “KPI’nin ne önemi var?” gibi sorular takip ediyor. İyi oluşturulmuş KPI’ler iş hedeflerine ulaşılabilmesi için gerekli metriklerdir.

KPI sanılanın aksine, haftalık veya aylık verilen raporlardaki birkaç sayısal değerden çok daha fazlasıdır. Bu performans göstergeleri, işinizin her alanındaki gidişatını anlamanızı sağlar. Bu sayede de gerekli müdahaleleri yapıp belirlediğiniz stratejik hedeflere ulaşmanızı mümkün kılar. Doğru KPI’yi bilmek ve ölçmek sizi sonuca daha hızlı ulaştırır. KPI’ler, kritik hedefler karşısında nasıl bir performans sergilediğinizi ölçülebilir sayısal verilerle gösterir.

KPI Nasıl Belirlenir?

Şirket hedefleri üst düzey olurken, performans göstergeleri departman ve hatta çalışan bazında olmaktadır. Süregelen bu zincirin en kritik kısmı, KPI belirlemenin doğru yapılmasıdır. Üzerine iyi düşünülmemiş KPI’ların hem çalışan hem de işveren üzerinde negatif etki yaratması muhtemeldir. Ulaşamayacağı veya ölçemeyeceği hedefler verilen çalışan kendine güvenini ve motivasyonunu kaybederken, işveren de verimsizlik olarak algılayacağı bu durum karşısında huzursuz olabilir.  Bunun için hedef belirlemedeki altın yaklaşım olan S.M.A.R.T hedefleri oluşturulmalıdır.

  • Net belirlenmiş, spesifik hedef
  • Hedef yolundaki sürecin ölçülebilir olması
  • Hedefin gerçekten ulaşılabilir olması
  • Hedefin yapılan işe uygun ve alakalı olması
  • Belirlenmiş bir zaman sınırı olması

 

Bu vizyonla oluşturulacak olan KPI’lar için açık ve net bir amaç belirlenir. Ardından geri bildirim almak için çalışanlarla KPI taslakları paylaşılıp, son haline getirilmelidir. Performans yönetimine dahil olacak herkes amacı ve neyin ölçüleceğini anlayıp benimsemelidir. Bu noktada iletişim çok önemlidir. Çalışmanın sağlıklı ve anlamlı olması için ortak karar verilmelidir. Daha sonra yürürlüğe aldığınız KPI’ları periyodik olarak gözden geçirmeli ve gelişimlerini kontrol etmelisiniz. Ulaşılamayan hedefler veya sayısal olarak takip edilemeyen iş süreçleri varsa önceden fark edip gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz. En yaygın kullanılan KPI türleri şöyledir:

  • İşletme KPI’ları
  • Finansal KPI’lar
  • Satış KPI’ları
  • Pazarlama KPI’ları
  • Proje Yönetimi KPI’ları

 

Bunların hepsinin ortak özelliği zamana bağlı, ulaşılabilir ve ölçülüp karşılaştırılabilir olmasıdır. Hangi değer, hangi birimle, hangi sıklıkla, kim tarafından ölçülecek, sonucunda ne ile kıyas yapılacak? Burada ölçüm sonucu KPI’nız, kıyas yapacağınız şey ise stratejik hedefinizdir.

KPI Neden Önemlidir?

1.     Şirketin Genel Gidişatını Gözlemlemeye Yarar

İşletmenizin ne kadar sağlıklı işlediğini, yani hayati fonksiyonların nasıl bir verimlilikle ilerlediğini size gösterir. Bu sayede aksayan noktaları daha kolay tespit edip enerjinizi ve kaynaklarınızı o noktaya kanalize edebilir, boşa vakit harcamazsınız.

2.     Zamana Bağlı İlerlemeyi Gösterir

Belirlediğiniz uzun dönem hedefler ve stratejilere yönelik oluşturulan KPI’lar sayesinde, haftalık, aylık veya çeyrek dönemlik olarak gelir, kâr marjı, müşteri sayısı, çalışan sayısı vb göstergeleri kontrol ederek, süreçlerin sizi hedeflerinize zamanında ulaştırıp ulaştıramayacağını kolayca anlarsınız.

3.     Doğru Yolda Gittiğinizden Emin Olur, Değişiklik Gerekliyse Çabuk Fark Edersiniz

Sonuçlarınıza ek olarak, bu hedefleri kaçırma tehlikesiyle karşı karşıya olduğunuzu çok geç olmadan bilmenizi sağlayacak öncü göstergelere de ihtiyacınız var. Öncü KPI’lar, gelecekte ne olacağını ve gelecekteki sonuçlarınızı tahmin etmenize yardımcı olur. Ölçülebilir bu göstergelere doğrudan değişiklik yapabilirsiniz.

4.     Sorunların Çözümünü ve Fırsatların Yakalanmasını Sağlar

Anahtar performans göstergeleriniz daima elinizin altındaysa, endişelenmenize gerek yok. Diyelim ki satışlarınız düşüyor. Hemen giden arama miktarı, yapılan görüşme miktarı veya katılım yapılan fuar sayısı gibi basit KPI’ları analiz ederek hedefinden sapmış noktaları tespit edip, aksayan bölüme müdahale edebilirsiniz.

Örneğin yeni bir ürünü satma fikriniz var. Satış öncesinde daha küçük ölçekte bir deneme yapabilir, ilgi gösteren müşteri yüzdesi, belirlediğiniz fiyatın ucuz veya pahalı bulunması, uygulamada çıkan problem sayısı gibi basit KPI ölçümleri ile çok önceden doğru satış ve pazarlama stratejinizi belirleyebilirsiniz.

5.     Zamana Bağlı Trendlerin Analiz Edilmesini Sağlar

Aynı anahtar performans göstergelerini, düzenli olarak belli bir süre izlediğinizde, azalış ve artışlarda bir kalıp, bir şablon keşfetmeniz işten bile değil. Bu sayede belki de mevsimlere göre iş artışı ya da azalışını tespit edebilirsiniz. Kim bilir, çalışanlarınızın sürekli düşük veya sürekli öngörülenden yüksek performanslarını fark edip, eksiklerini kapatmak için eğitimler veya hazır olanlara yeni sorumluluklar verebilirsiniz.

KPI kelimesini artık sakınılacak ve yük getirecek bir angarya olarak görmeyi bırakıp; hem çalışana hem de işverene motivasyon ve başarı kaynağı olacağını kabul etmeliyiz. Doğru KPI’ları güçlü bir iletişimle belirleyip, bunu şirket kültürü haline getirmeliyiz.

Çalışanlarınızın performansı ve şirketinizin kültürü rakipleriniz tarafından taklit edilemeyecek iki unsurdur. Buddy Performans ile performans sisteminizi basitleştirip, net ve ölçülebilir hedefler verebilirsiniz. Yetkinlik gelişimini rakamsal veri ile takip edip, kararlarınızı geri bildirim verisi ile desteklersiniz. Siz de şirketinizdeki gelişim trendlerini analiz etmek istiyorsanız, bizle iletişime geçin.