Çalışan performans yönetiminde geri bildirim formu nedir?

geri bildirim formu

Geri Bildirim Kültürü / 18 Aralık 2019

(Time Read | 2 min)

Her yıl sonunda bir defa veya yıl ortasında ve yıl sonunda 2 defa olacak şekilde düzenlenen çalışan performans değerlendirmesiyle şirketin çalışanlarının ortaya koydukları performansın, başarılarının ve eksiklerinin analizleri yapılmaktadır. Bu analizlerin ortaya çıkarılabilmesi için de çalışan geri bildirim formu veya çalışan geri bildirim anketi kullanılmaktadır.
Bu anket veya form sayesinde de çalışanların o yılki performansı geri bildirim anket formu üzerinden hesaplanıp şirket hafızasına aktarılıp, eğitim, gelişim programları, prim ve terfiler gibi farklı amaçlara yönelik olarak takibi yapılabilmektedir.

Geri bildirim anket formu nasıl oluşturulur?

Geri bildirim formu oluşturmadan önce yöneticiler insan kaynakları departmanı ile birlikte, çalışanlarının performanslarını değerlendireceği alanları belirlemelidir.
Bu işlemin ardından 360 derece performans değerlendirme formu ile çalışanların iş sonucu ortaya çıkardığı sonuçlar ve hedef başarımları, kişisel gelişimlerine dair edinimleri ve son olarak yönetici değerlendirmesini kapsayan bu üç alan üzerinden çalışan değerlendirmelerini yapmalıdırlar.
Bu çalışan geri bildirim değerlendirmesini yaparken aşağıdaki yöntemleri kullanmak faydalı olacaktır.

  • Her bir alan için yöneticinin önem sırasına göre ağırlıklı yüzdeleri belirlemek
  • Belirlenen bu yüzdelerin toplamını 100 olacak şekilde ayarlamak
  • Eşitliği sağlamak için tüm çalışanlara aynı yüzdesel sonuç üzerinden yaklaşmak

Performans değerlendirme geri bildirim anket formu örneği

İster 360 derece geri bildirim anketi kullanın, ister yıllık değerlendirme anketleri kullanın, çalışan performansını değerlendirme ve raporlama için daha önce doldurulmuş olan birkaç örneğe bakıp yapılan işi öncesinde kavramak, sonrasında yapılacak analizleri yorumlayabilmek için çok faydalı olacaktır.

Örnek bir geri bildirim anket formunda yukarıda da bahsedildiği üzere aşağıdaki  üç ana bölüm mutlaka bulunmalıdır:

  • İş sonuçları ve çalışan hedef başarımları
  • Kişisel gelişime dair edinimler
  • Yönetici değerlendirmesi

Geri bildirim anket formu alanları

İş sonuçları ve çalışan hedef başarımları bölümü, KPI ismi verilen iş çıktıları baz alınarak hesaplanan hedeflerin ölçüldüğü alandır.
Bu alanda çalışana verilen işin veya görevin tanımı, gerçekleşen başarının nasıl hesaplanacağının formülü veya tanımı, bu görevlendirme sonrası gerçekleşen ve hedeflenen değer arasındaki yıl sonu veya yıl ortası farkı, öncesinde belirlenen hedeflere hangi oranda ulaşılıp hangi oranda ulaşılmadığına dair bilgiler bulunur.
Tüm bu analiz ve değerlendirmelere bakılarak yönetici ve çalışan arasında bir sonraki dönem için belirlenecek hedefin gerçekleşme oranı kararlaştırılır.

İkinci alan olan kişisel gelişime dair edinimlerde, çalışanların yıl içerisinde yaptığı işe ve görev tanımlarına katkı sağlayacak aktivitelerde bulunup bulunmadıkları değerlendirilir.
Örneğin satış departmanındaki bir çalışanın “Etkin İletişim Becerileri ve İkna Kabiliyeti” adlı üç haftalık bir atölye çalışmasına katılmasının çıktısı performans değerlendirme formu değerlendirilirken mutlaka dikkate alınmalıdır .
Geri bildirim anket formunun son alanında bulunan yönetici değerlendirmesi kısmında, anketi gözden geçiren yönetici kişisel düşüncelerini belirterek bu alanda puanlandırma yapmalı ve bu puanlandırmayı neleri baz alarak yaptığını açıkça belirtmelidir.

Tüm bu sürecin ardından üç alandaki puanlar yüzdesel olarak, çalışanın toplam performansına etki eden ağırlıkları dikkate alınarak toplanır ve  çalışan performans sonucu ortaya çıkarılır. Ortaya çıkan sonuç hem çalışana hem de değerlendirmeyi yapan yöneticiye imzalatılır. Yıl boyunca ortaya çok iyi bir performans çıkaran çalışanların takdir ve ödüllendirme ile daha çok teşvik edilebileceğini de unutmayın!